Informativa privacy ai clienti

Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è la società I.P.S. SYSTEMS S.R.L., con sede a Genova, in Via Nizza 7/4 scala D (sede operativa), CAP 16145, e in Via Lanfranconi 1/5a (sede legale), CAP 16121, P.I. 01986330999, email: info@ipssystems.it - privacy@ipssystems.it, telefono: +39 010 8970066; nella persona del legale rappresentante pro tempore Dott.ssa Salvatico Maria Chiara, email: gdpr@ipssystems.it. Sito web: www.ipssystems.it.

Per il principio di trasparenza, fornisce le seguenti informazioni al fine di renderLa consapevole delle caratteristiche e delle modalità del trattamento dei suoi dati personali.

Categorie di dati trattati

I.P.S. SYSTEMS S.R.L. opera come Titolare del Trattamento nel settore ingegneristico, con progettazione di infrastrutture di data center, networking e sicurezza; inoltre, una parte dell’attività si rivolge all’automazione, agli impianti e alle attività di formazione. Le garantisce la massima riservatezza nel trattamento dei suoi dati personali, la loro esattezza e il loro aggiornamento, così come stabilito dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.

Oggetto del trattamento

Il Titolare tratta i dati personali - ad esempio nome, cognome, indirizzo fisico, Provincia e Comune di residenza, telefono fisso e/o mobile, fax, codice fiscale, Partita IVA, ragione sociale, email personale, riferimenti bancari e di pagamento, come l’IBAN - da Lei comunicati in occasione della conclusione di contratti per i servizi e i prodotti offerti e/o per finalità di marketing. Il Titolare potrà inoltre salvare i cookie, come descritto più dettagliatamente nella Cookie Policy.

Finalità e base giuridica del trattamento

I dati servono a I.P.S. SYSTEMS S.R.L. per dare seguito alla richiesta di iscrizione, gestire ed eseguire le richieste di contatto inoltrate dal cliente, fornire assistenza e adempiere agli obblighi di legge e regolamentari cui il Titolare è tenuto in funzione dell’attività esercitata. In nessun caso I.P.S. SYSTEMS S.R.L. utilizza i dati personali per finalità non dichiarate.

a) Iscrizione anagrafica, richieste di contatto e materiale informativo

Il trattamento avviene per dare corso alle attività preliminari e conseguenti alla richiesta di iscrizione ai nostri servizi, anche online, alla gestione delle richieste di informazioni e di contatto e/o di invio di materiale informativo, nonché per l’adempimento di ogni altro obbligo derivante. La base giuridica è l’adempimento delle prestazioni inerenti alla richiesta dell’interessato e il rispetto degli obblighi di legge.

b) Gestione del rapporto contrattuale

Il trattamento avviene per dare corso alle attività preliminari e conseguenti all’acquisto di un servizio o prodotto, per la gestione dell’ordine, l’erogazione del servizio, la fatturazione e la gestione del pagamento, nonché per ogni altro obbligo derivante dal contratto; per adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità, ad esempio in materia di antiriciclaggio, o per esercitare i diritti del Titolare, ad esempio il diritto di difesa in giudizio. La base giuridica è l’adempimento delle prestazioni riguardanti il rapporto contrattuale e il rispetto degli obblighi di legge.

c) Attività promozionali

I.P.S. SYSTEMS S.R.L., anche senza esplicito consenso, potrà utilizzare i dati di contatto comunicati dall’Interessato/Cliente per comunicazioni di marketing diretto relative ai propri servizi e prodotti, salvo esplicita opposizione. La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare. Qualora la società intendesse trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quella per cui sono stati raccolti, prima del trattamento fornirà informazioni sulla diversa finalità e ogni ulteriore informazione pertinente.

Natura del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto

La raccolta e il trattamento dei dati per l’iscrizione, le richieste e la gestione del rapporto contrattuale sono necessari per dare seguito alle prestazioni richieste. Il rifiuto di fornire i dati espressamente necessari impedisce a I.P.S. SYSTEMS S.R.L. di gestire la prestazione e/o il contratto e i relativi adempimenti. Il conferimento dei dati per finalità promozionali è facoltativo; in qualunque momento l’interessato può opporsi al loro utilizzo e chiederne la cancellazione senza pregiudicare il regolare svolgimento delle prestazioni contrattuali.

Modalità di trattamento dei dati

Il trattamento avviene nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza. I dati sono adeguati, pertinenti e non eccedenti rispetto a quanto necessario per le finalità del trattamento, secondo il principio di minimizzazione.

I dati sono trattati in formato elettronico e cartaceo con strumenti idonei a garantirne sicurezza e riservatezza, nel rispetto del Regolamento. Il trattamento può avvenire anche mediante strumenti automatizzati atti a memorizzare, gestire o trasmettere i dati ed è realizzato attraverso le operazioni indicate all’art. 4, n. 2 del Regolamento: raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, adattamento o modifica, estrazione, consultazione, uso, comunicazione, diffusione o messa a disposizione, raffronto o interconnessione, limitazione, cancellazione o distruzione.

I.P.S. SYSTEMS S.R.L. utilizza adeguate misure di sicurezza per preservare riservatezza, integrità e disponibilità dei dati e impone analoghe misure ai fornitori e ai Responsabili del trattamento. I dati sono conservati in archivi cartacei, informatici e telematici situati in Paesi nei quali si applica il GDPR.

Conservazione dei dati

Salvo esplicita richiesta di cancellazione, i dati personali sono conservati per il tempo previsto dalla normativa applicabile e comunque non oltre quanto necessario alle finalità indicate. I dati relativi all’esecuzione del contratto e alla fatturazione sono conservati per dieci anni. Al termine, sono distrutti con modalità di cancellazione sicura.

I dati trattati per marketing e promozione commerciale sono conservati fino alla richiesta di disiscrizione, salvo trasformazione in forma anonima. In caso di opposizione, i dati sono cancellati entro 30 giorni dalla richiesta. Dati personali non richiesti o non necessari alla prestazione sono cancellati nel più breve tempo possibile.

Diritti dell’interessato

Le richieste possono essere rivolte a I.P.S. SYSTEMS S.R.L., Via Nizza 7/4, 16145 Genova, o a privacy@ipssystems.it, telefono +39 010 8970066. L’interessato ha diritto di ottenere:

1. la conferma dell’esistenza o meno di un trattamento e l’accesso ai dati e alle informazioni connesse (art. 15);
2. la rettifica e la cancellazione dei dati (artt. 16 e 17);
3. la limitazione del trattamento (art. 18);
4. la comunicazione delle operazioni di rettifica, cancellazione o limitazione ai destinatari dei dati, salvo impossibilità o sforzo sproporzionato (art. 19);
5. la portabilità dei dati (art. 20);
6. l’opposizione al trattamento (art. 21);
7. l’opposizione a processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione (art. 22);
8. la revoca del consenso in qualsiasi momento (art. 7);
9. il reclamo all’Autorità di controllo competente, in Italia il Garante per la protezione dei dati personali.

I.P.S. SYSTEMS S.R.L. risponde alle richieste entro un mese, salvo casi di particolare complessità, per i quali il termine può arrivare a tre mesi; il motivo dell’attesa viene comunicato entro un mese. L’esito è fornito per iscritto o in formato elettronico. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento precedente.

Gli interessati sono invitati a mantenere aggiornati i dati forniti scrivendo a privacy@ipssystems.it. Il consenso alle comunicazioni di marketing o alla newsletter può essere revocato tramite il collegamento presente in ogni comunicazione. Per rifiutare cookie o altre tecnologie di tracciamento, consultare la Cookie Policy. In caso di revoca o limitazione, i dati non sono più utilizzati e possono essere archiviati per rispondere a richieste legali o delle autorità. La società può conservarne una versione anonima.

Comunicazione dei dati

I dati personali non sono diffusi e possono essere conosciuti, nei limiti necessari alle finalità indicate, da dipendenti e collaboratori autorizzati. Possono inoltre essere comunicati a terzi, quali Titolari autonomi o contitolari, oppure Responsabili esterni nominati ai sensi dell’art. 28 GDPR, tra cui:

• enti esterni, anche privati, addetti a verifiche ispettive;
• consulenti esterni preventivamente incaricati;
• fornitori e consulenti che trattano dati per conto di I.P.S. SYSTEMS S.R.L.

I dati possono essere trasmessi all’Autorità di Pubblica Sicurezza su richiesta e all’Autorità Giudiziaria in caso di necessità. L’elenco completo dei destinatari è disponibile previa richiesta ai recapiti indicati all’inizio dell’informativa. I dati non sono trasferiti in Paesi terzi o a organizzazioni internazionali; qualora ciò avvenisse, il trasferimento sarebbe effettuato nel rispetto delle disposizioni della Commissione Europea e della normativa applicabile. I dati sono comunicati quando un obbligo legale o contrattuale lo richiede.

Trasferimento Extra UE

I dati non vengono comunicati per essere trattati in Paesi terzi.

Processi decisionali automatizzati

Il Titolare non si avvale di processi decisionali automatizzati, inclusa la profilazione. Eventuali valutazioni di aspetti personali, professionali, economici, sanitari, di preferenze, interessi, affidabilità, comportamento, ubicazione o spostamenti sono effettuate mediante processi decisionali umani e non automatizzati.